Défis de vie professionnelle Parce que vous désirez des changements positifs JUIN 2008 Considérez que toute tâche, aussi petite soit-elle, se compose des parties suivantes : 1) Identification des objectifs de réalisation assortis d'une échéance (dans 15 minutes, à la fin d'une réunion, dans un mois, à telle date, etc.) 2) Programmation à l'agenda des différentes parties (ou d'une seule). 3) Exécution de la tâche. 4) Rangement immédiat, aussitôt la tâche terminée, de tout de ce qui a été sorti. Si chacune de ces étapes n'a pas été complétée, considérez que vous n'êtes pas allé au bout de votre action. Cherchez à boucler votre semaine le vendredi venu. Une heure avant de quitter le bureau, faites une liste des tâches non complétées dans la semaine et qui auraient dû l'être. Priorisez-les. Exécutez immédiatement uniquement les tâches absolument nécessaires, c'est=-à-dire celles pour lesquelles les conséquences seraient désastreuses. Programmez le rattrapage des autres dans votre semaine suivante. Si une heure n'a pas été suffisante pour cet exercice, programmez immédiatement une période un peu plus longue la semaine suivante, dans votre agenda. Mais ne dépassez pas deux heures. Si ça doit être plus long, cherchez des solutions et discutez de votre encombrement avec votre supérieur. Vous devez viser grosso modo d'avoir fermée votre semaine à la fin. Chaque fois que vous n'y êtes pas arrivé, programmez un bloc vide appellé "rattapage" dans votre agenda pour la semaine suivante. Vous ne devez absolument ne rien prévoir pour ce temps. Toutes les tâches à accomplir devront avoir été programmées dans des blocs prévus à cet effet. Mais ce bloc rattrapage ne fait l'objet d'aucune tâche planifiée. Le principe est le suivant : si vous ne parvenez pas à boucler votre semaine, de deux choses l'une : où vous sous-estimez le temps requis ou le nombre des interruptions et/ou imprévus sont importants. Alors, ce bloc sert de tampom aux futures erreurs d'évaluation, parce que nous ne sommes pas parfaits. Le moment venu, prenez de "l'avance" durant ce bloc ou terminez des tâches non complétées. Lorsqu'une situation vous frustre au travail, vos collègues ne sont pas nécessairement les meilleures personnes à qui vous confier. Au contraire, vous vous exposez ainsi à ce que vos perceptions respectives s'enveniment. Il est mieux de choisir quelqu'un d'externe à la situation, qui saura vous écouter et verra la situation d'un point de vue distant. Lorsque vous vivez une frustration accumulée vis-à-vis de votre travail, prenez quelques minutes d'arrêt et faites l'exercice suivant : Formulez par écrit de manière constructive votre besoin ainsi frustré. Ensuite, identifiez la situation de travail qui en est responsable de manière descriptive. Imaginez une solution possible. Discutez de cette solution (et non du problème) avec des collègues. Présentez un projet de changement à vos supérieurs. Le soir, une fois couché, revivez-vous en souvenir un moment agréable de votre journée de travail? Nous vous invitons à venir lire chaque mois les défis et à les accomplir indéfectiblement. Autre possibilité : constituez votre propre liste mensuelle en sélectionnant les défis qui vous plaisent parmi la liste ci-bas et appliquez-les dès maintenant dans votre vie. Chaque fois, prenez le temps de savourer le plaisir d'avoir atteint ces objectifs et l'agréable différence qu'ils produisent dans votre univers de vie. Enfin, revenez puiser un autre conseil dès que vous avez adopté une nouvelle habitude. Ainsi, vous changez votre vie à petits pas amusants.  Liste alphabétique des défis professionnels A            B            C            D            E            F-I           J-L            M            N            O            PQ            R            S            T-Z A Agenda Dès maintenant, prenez la ferme résolution d'un rendez-vous quotidien avec votre agenda (la veille au soir à la maison ou le matin, en arrivant si possible). Programmez alors une demi-journée de votre emploi quotidien suivant tout en tenant compte du temps nécessaire à chacune des tâches. Vous verrez, les imprévus et interruptions combleront le reste du temps. Ceci vous oblige à prioriser judicieusement vos tâches afin de ne rien laisser au hasard. Au début, cette discipline vous semblera longue peut-être. Peu à peu, au gré du développement de votre habileté mentale et décisionnelle, ce sera plus rapide, quasi automatique. Vous développerez aussi l'intuition du nombre de tâches que vous pouvez programmer quotidiennement et parvenir à compléter. Ce n'est que ce nombre que vous programmerez quotidiennement. En planifier davantage vous expose à plus de stress (car vous ne parvenez pas à remplir votre planning) et à la désorganisation (car vous n'aurez pas planifié en conséquence de ne pas avoir le temps d'effectuer une bonne partie des tâches). On n'y peut rien : le temps est limité! B Bilan du jour Tous les soirs au lit, prenez l'habitude de revivre mentalement un événement désagréable de la journée survenu au travail. Puis, "réécrivez-en" le scénario selon un traitement humoristique. Peu à peu, vous apprendrez à envisager les choses avec plus d'humour. Bilan occasionnel Prenez un trente minutes à la maison pour vous rappeler ce que vous aimez dans votre travail et à quel point il donne du sens à votre vie. Par exemple, en associant chacun des points forts dégagés à une valeur personnelle, qui vous tient à coeur. C Changement d'emploi Comment savoir s'il est temps d'envisager un changement de poste? Voici les signes possibles avant-coureurs : ·        Vous redoutez le lundi matin quand il arrive. ·        Vous éprouvez de la jalousie à propos du travail des autres. ·        Vous ressentez régulièrement de l’impatience ou de l’ennui. ·        Un sentiment global de répétition dans votre emploi. ·        Un intérêt croissant pour les champs hors-travail de votre vie. ·         L’incapacité de visualiser le futur que vous désirez dans votre emploi. Traduction et interprétation libre de : En collaboration. Manager’s toolkit. The 13 Skills Managers Need to Succeed, Harvard Business School Press, Boston, 2004, p. 174. Série : Harvard Business essentials. Nos commentaires : La décision de changer de poste est très sérieuse. En aucun temps, il ne faut considérer la présence de ces signes comme suffisante en soi pour changer d’emploi. Par contre, c’est certes un signe qu’il faut agir et en valider le sens. La première aide à aller chercher est une forme de soutien auprès de professionnels de l’accompagnement. Lorsque ces signes apparaissent à répétition dans la plupart de vos emplois, il faut aussi considérer courageusement la possibilité que vos attitudes personnelles puissent davantage être en cause que les conditions de travail. Quand un emploi ne vous plaît pas vraiment, ceci n’est pas nécessairement signe qu’un milieu de travail est malsain. Vous n’êtes peut-être tout simplement pas à votre place. Éviter d'affronter la vérité en face pourrait vous faire adopter des comportements négatifs involontaires, susceptibles de causer du tort à l’organisation et à vos collègues. Pensez-y. Il arrive aussi que des changements temporaires et provisoires dans votre organisation soulèvent des craintes inconscientes, ce qui vous fait éprouver un coup de blues. Si vous soupçonnez qu'une situation du genre est la cause de votre inconfort, mettez à jour vos craintes en les formulant et validez-les ou faites-vous rassurer auprès des personnes concernées. Ça peut suffire à faire cesser l'insatisfaction ou à la diminuer fortement.   Courriels Déterminez des moments dans la journée pour lire vos courriels plutôt que de configurer l'arlarme de votre logiciel et de les lire à mesure. Chaque interruption nuit à votre efficacité. D Désordre du bureau de travail : trucs pour le vaincre Le papier est la principale source de désordre. Identifiez immédiatement un type de document que vous jugez ne pas devoir arriver sur votre bureau. Si vous en avez le contrôle, prenez la décision de disposer sur le champ de ces documents (à la récupération ou à la déchiqueteuse par exemple) lorsqu'ils aboutissent sur votre bureau si cela est sans conséquence. Attention, certain document d'apparence inutile peuvent avoir une valeur historique ou légale. Validez votre décision au besoin. Si cela dépend d'autres personnes, prenez immédiatement les mesures nécessaires pour trier à la source les fameux "documents coupables", autrement dit, pour qu'ils ne parviennent plus jusqu'à vous. Persévérez dans votre discipline de trier à la source les documents qui parviennent sur votre bureau de travail. Commencez à prendre des notes manuscrites des principes de disposition de vos documents. Vous pouvez les ranger dans votre portfolio professionnel pour un repère plus facile. Subséquemment, vous rédigerez une politique de travail personnelle à l'aide de ces notes. F-I Généralisation de ses tâches Lorsque vous accomplissez une tâche, quelle qu'elle soit, demandez-vous si vous pouvez y ajouter quelques minutes pour la généraliser : c'est-à-dire monter un outil pour le pas recommencer à zéro le travail la prochaine fois, ou inscrire une procédure que vous pourrez suivre la prochaine fois au lieu de vous redemander comment procéder, ou améliorer un outil ou une procédure déjà établis, ou inscrire quelques inscriptions dans un cahier destiné à devenir un outil plus englobant, etc. J-L Lecture mensuelle réinvestie en outils pour votre portfolio Votre développement continu est une attitude clé du professionnel accompli. Aussi, ciblez un ouvrage à lire ce mois-ci. N'en restez pas là. Au terme de votre lecture, rédigez un résumé sous forme de liste de résolutions ou bâtissez un ou des outils clés à implanter dès maintenant dans votre pratique professionnelle. Faites-en un document esthétique à insérer dans votre portfolio. Liste annuelle de projets professionnels En début d'année, on est portée à prendre de "bonnes résolutions". Faites de ce rituel une démarche plus officielle. Rédigez votre liste de projets professionnels pour l'année avec des échéanciers d'étapes et final pour chacun. Conservez-la à portée de vue toute l'année durant pour mieux focaliser. Janvier est le moi idéal pour ce faire, mais on peut aussi débuter en tout temps dans l'année! M Maîtrise de soi Lorsqu'un problème survient, soyez attentif à tout mouvement de panique en vous. Il se manifeste par le rejet de la faute sur autrui, par l'impression qu'une catastrophe arrivera, que vous ne serez pas à la hauteur, par une précipitation dans l'action. Ne vous permettez pas d'agir dans cet état. Vous pourriez envenimer la situation. Prenez 30 secondes pour prendre des respirations et pour retrouver un minimum de calme. Centrez-vous ensuite sur les actions à poser, des plus urgentes aux moins urgentes, puis aux préventives d'autres problèmes. Il serait bien aussi, quand tout sera terminé, de faire une réflexion personnelle sur ce que vous pouvez faire à l'avenir pour prévenir ce genre de situations. Messages téléphoniques N'écrivez plus vos messages sur n'importe quel petit bout de papier. Procurez-vous un cahier à messages avec duplicatas. Consacrez une position de choix à cet outil, tout près de votre appareil téléphonique. Consignez-y tous les numéros de téléphone à rappeler transmis par un interlocuteur ou un collègue et les messages écoutés sur votre boîte vocale. Si vous retournez des appels lors de déplacements, arrachez l'original du livret pour l'apporter avec vous, mais uniquement si vous êtes absolument certain de retourner l'appel. Chaque matin, rayez d'un trait les appels retournés la veille. La discipline est la clé du contrôle. PQ Portfolio professionnel Débutez votre portfolio professionnel, si ce n'est déjà fait, en téléchargeant nos documents et en y ajoutant les vôtres. R Relations de travail Ce mois-ci, prenez envers vous-même l'engagement de dire au moins une chose par jour en bien "dans le dos de vos collègues"! Routine hebdomadaire En fin de la semaine de travail, faites la mise à jour de votre liste de tâches reportées. Réservez chaque semaine un bloc de trois heures complets où vous ne planifiez rien du tout. Il est sacré. Sous aucune considération vous ne devez vous en priver. La seule tolérance est de le déplacer dans la même semaine. Évitez de prendre le vendredi après-midi pour ce bloc, à moins que vous ne soyez certain que des urgences ne viendront pas le réduire à néant. Routine mensuelle  Prenez 15 minutes dès le début de ce mois pour formuler un court objectif précis et mesurable de développement professionnel. Divisez-le en 3 à 5 étapes échelonnées dans le mois. Inscrivez-les à votre agenda. Accomplissez le tout le moment venu. Routine quotidienne Consacrez une période de 15 minutes par demi-journée ou au moins une fois par jour à des tâches parmi votre liste de tâches reportées. Déterminez des moments dans la journée pour lire vos courriels plutôt que de configurer l'arlarme de votre logiciel et de les lire à mesure. Chaque interruption nuit à votre efficacité. Routine trimestrielle Profitez de l'atmosphère de renaissance que toute nouvelle saison confère pour effectuer un ménage en règle de la surface de votre bureau et/ou de votre classement. S Stress (trucs anti-stress) Au travail, au moins une fois par jour, prenez l'habitude de vous arrêter quelques secondes, corps et esprit, pour relâcher mentalement vos tensions corporelles et savourer les sensations agréables qu'éveillent en vous tous résultats positifs accomplis. Pour mieux évacuer le stress dans la journée, prenez l'habitude de prendre un précieux 5 minutes juste à vous, le matin. Savourez l'instant dans tout votre corps. Au cours de la journée, quand vous sentez que votre corps se tend, imaginez en vous un bouton (comme sur les lecteurs DVD), dont vous abaissez le volume. En même temps, faites l'effort mental de retrouver le calme caractéristique de votre précieux 5 minutes du matin. Faites entrer la lumière dans votre quotidien en repérant au vol vos attitudes endurcies où vous vous crispez ou adoptez une attitude de rebiffade au lieu de souplesse ou d'humour. Dès que vous vous prenez sur le fait, compensez sur le champ par un sourire. Ça vous aide à ouvrir votre esprit et ça réduit les tensions. Attention : la répétition favorise la quiétude d'esprit. Un des secrets de la résistance au stress se situe dans l'alternance des activités "stressantes" et "moins stressantes". Faites une liste des tâches "éclair" intéressantes que vous aimez faire et faites-les immédiatement après une tâche qui vous a vidé de votre énergie. Considérez ce moment comme une récompense. T-Z Tâches reportées (liste de...)  Faites une liste de 25 activités incessament reportées qui s'exécutent en 15 minutes ou moins. Chaque fois qu'il ne reste que quelques minutes avant de quitter ou que vous avez besoin d'une pause, accomplissez un élément de la liste. Le changement d'activité vous repose et s'y ajoute peu à peu la joie d'accomplir des tâches habituellement reportées aux calendes grecques.